Kad darbs notiek no mājām, vadītājiem jāpielāgojas ne tikai tehnoloģiski, bet arī emocionāli. Šis raksts piedāvā praktiskus un cilvēcīgus ieteikumus, kā vadīt komandu attālinātā darba apstākļos. Elīna Pelčere dalās ar pieredzi, kas palīdzēs saglabāt produktivitāti, uzticēšanos un cilvēcību arī tad, kad birojs ir tikai ekrānā.
Hibrīddarba laikmetā vadītājam ir svarīgi regulāri pārskatīt un aktivizēt savus resursus – cilvēkus, prasmes, klientus, produktus. Nevis tikai krīzes brīžos, bet kā daļu no ikdienas vadības. Kurš komandas loceklis šobrīd ir vislabākajā pozīcijā, lai vadītu projektu? Kuras prasmes var attīstīt tālāk? Kuri klienti ir gatavi jaunām sadarbības formām? Hibrīdrežīms ļauj elastīgi pielāgoties – izmanto to, lai mērķtiecīgi virzītu komandu uz priekšu, nevis tikai reaģētu uz notikumiem.
Viena no aktuālākajām tendencēm ir “skills mapping” – prasmju kartēšana komandā. Tā palīdz vadītājam ne tikai saprast, kurš ko prot, bet arī atklāt neizmantotu potenciālu. Piemēram, darbinieks, kurš ikdienā strādā ar klientu atbalstu, var izrādīties lielisks satura veidotājs vai projektu koordinators. Šāda pieeja ļauj efektīvāk sadalīt uzdevumus, īpaši hibrīdrežīmā, kur redzamība par komandas ikdienu var būt fragmentēta.
Godīgums un rūpes – Neviens negaida, ka Tev būs visas pareizās atbildes. Mūsdienu darba vide ir dinamiska, un vadītājam nav jāizliekas par visu zinošu. Pārlieku liela pārliecība, ka viss būs labi, var raisīt neuzticību. Esi godīgs savā apjukumā, prasi idejas komandai, esi gatavs dzirdēt viņu bailes, bažas un godīgi pasaki, ja Tev nav atbildes. Parādi savu cilvēcību, ka arī Tu baidies un izrādi savu gatavību risināt, lai kas arī notiktu.
Viena no vienkāršākajām, bet efektīvākajām praksēm ir “check-in” jautājums sapulces sākumā. Piemēram: “Kā Tu šobrīd jūties darbā – uz skalas no 1 līdz 10?” vai “Kas šonedēļ Tev palīdz būt fokusētam?” Šādi jautājumi ne tikai atver sarunu, bet arī ļauj vadītājam laicīgi pamanīt, kur kādam var būt vajadzīgs atbalsts. Tie rada vidi, kurā cilvēki jūtas sadzirdēti – arī tad, ja viņi strādā no citas pilsētas, valsts vai laika zonas.
Ne vienmēr jāplāno mēnešiem uz priekšu – pietiek ar pārskatāmu laika nogriezni. Piemēram, tuvākās 5 dienas strādājam šādā režīmā, tuvākajās 3 dienās no katra tiek sagaidīts konkrēts rezultāts. Ja kāds jautājums vēl nav skaidrs, pasaki, kad to pārskatīsiet kopā. Regulāra, paredzama komunikācija palīdz komandai justies droši – pat tad, ja viss vēl nav zināms.
Praktiska pieeja, ko izmanto daudzas komandas – “plānošanas ritms” jeb noteikts grafiks, kad tiek pārskatīti mērķi un prioritātes. Piemēram, pirmdienās – nedēļas fokusi, trešdienās – starpposma pārbaude, piektdienās – atgriezeniskā saite. Šāds ritms palīdz komandai saglabāt tempu un vadītājam – redzamību.
Pat pieredzējuši profesionāļi mēdz apjukt, kad uzdevumu ir daudz un darba vide mainās. Vadītājam ir svarīgi palīdzēt komandai atšķirt būtisko no sekundārā. Saproti, ko vari deleģēt, un ļoti konkrēti katram nodod un izrunā viņa prioritātes. Šis nav laiks, kad viss ir steidzams – šis ir laiks, kad jāizvēlas, kas ir svarīgākais šodien.
Labs rīks ir “trīs līmeņu prioritātes” – kas jāizdara šodien, šonedēļ un šomēnes. Šāda struktūra palīdz darbiniekiem pašiem labāk organizēt savu darbu, īpaši, ja viņi strādā dažādās vietās un laikos.
Izveido sistēmu, kā paziņot, ka darbs ir pabeigts. Mēs veidojam darbiem uzdevumus asana.com, kā arī taisām laika plānu un atzīmējamies koplietošanas Excel tabulā, kad katrs ir paveicis savu daļu lielāka projekta paveikšanai. Tas palīdz redzēt, kur darbs ir iestrēdzis un cik laika vēl vajadzēs.
Papildus vērtība – vienkāršs “status update” rituāls, piemēram, Slack kanālā vai kopīgā čatā. Katrs komandas loceklis īsi ieraksta: “Šodien strādāju pie X, bloķē mani Y, rīt plānoju Z.” Tas aizņem minūti, bet dod vadītājam un kolēģiem skaidru bildi.
Iesaisti visus sapulču vadībā. Dod iespēju katram darbiniekam vadīt sapulci – tas palīdz attīstīt prasmes, izprast vadītāja lomu un veidot lielāku iesaisti. Mēs mācāmies vislabāk, kad darām.
Papildus ideja – rotējošais “sapulces vadītājs” jeb moderators. Katru nedēļu cits komandas loceklis vada sapulci, nosaka struktūru, rūpējas par laika plānu un dinamiku. Tas veicina atbildību un trenē vadības prasmes visiem.
Saliņas kalendārā – hibrīddarba vidē laiks kļūst vēl vērtīgāks. Aicini kolēģus plānot darbus kalendārā, lai visi redz, kad kas notiek. Ja darbu saraksts iestiepjas jau naktī, tad netēlojam supervaroņus – pārplānojam. Iecietība vienam pret otru ir būtiska, jo katram ir sava realitāte – bērni, mājas, citi pienākumi.
Labs ieradums – “fokusēta darba laiks” kalendārā. Katrs komandas loceklis ieplāno laiku, kad viņu netraucē. Tas palīdz saglabāt produktivitāti un samazina pārslodzi.
Vadītājam joprojām ir jābūt ne tikai uzdevumu devējam, bet arī atbalstam. Tu nevari izkontrolēt, ko dara tavs darbinieks mājās, bet vari veidot vidi, kurā viņš jūtas droši runāt. Ja cilvēks jūtas pārslogots, apjucis vai meklē papildu ienākumus, Tu kā vadītājs to vēlies zināt.
Praktiska pieeja – 1:1 sarunās uzdod trīs jautājumus:
Ne vienmēr viss būs labi, bet vienmēr var atrast kaut ko, kas izdevies. Mēs regulāri noteiktā laikā saslēdzamies Zoom un dalāmies ar vienu labu notikumu. Tas palīdz saglabāt fokusu uz progresu, nevis tikai problēmām.
Papildinājums – “mazie uzvaras mirkļi” kanāls Slack vai Teams. Katrs var iemest kādu mazu panākumu – pat ja tas ir “beidzot uzrakstīju sarežģītu e-pastu”. Tas veido kultūru, kur tiek novērtēts progress, ne tikai gala rezultāts.
Baumu sapulces – jā, arī šodien tās ir aktuālas. Neziņa rada spriedzi, un cilvēki vienalga runā. Labāk to darīt atklāti. Sasauc sapulci, kurā var izrunāt dzirdēto – par uzņēmumu, tirgu, konkurentiem. Tu kā vadītājs vari precizēt, kliedēt vai vienkārši sadzirdēt.
Papildus ieguvums – šajās sarunās bieži dzimst idejas. Kāds var būt dzirdējis par jaunu rīku, tendenci vai klientu vajadzību. Neformāla vide ļauj šīm domām parādīties.
Whatsapp izklaides grupa – smiekli ir dziedinoši. Izveido grupu, kur var dalīties ar jokiem, video, “mīmiem”. Tas palīdz uzturēt cilvēcību arī tad, kad visi ir savos ekrānos. Mazs, bet efektīvs veids, kā uzturēt vieglumu komandā.
Pajautā komandai: kā mēs varam viens uz otru paļauties? Bieži viena darbs ir atkarīgs no otra izdarītā. Iespējams, komanda pati nāks klajā ar idejām – piemēram, ieviest darba laika uzskaites rīkus vai kopīgus statusa atjauninājumus.
Labs piemērs – “komandas vienošanās” par to, kā mēs strādājam. Kad visi vienojas par noteikumiem, piemēram, atbildes laiku vai pieejamības stundām, rodas lielāka skaidrība un mazāk pārpratumu.
